당신이 설명을 못하는 건
‘3가지 이유’ 때문이다
자신을 지적인 사람으로 포장하고 싶어 하는 사람은 설명할 때 일부러 추상적이고 모호한 ‘동사’만 골라 쓴다. 저자는 상대방의 즉각적인 실천을 가로막는 애매모호한 동사 표현이 비즈니스 커뮤니케이션의 80퍼센트를 차지한다고 말한다. 그리고 누구나 지금 당장 실행으로 옮길 수 있을 만큼 단순한 표현을 구사하는 것, 즉 ‘동사형 인간’에서 탈피하는 것이 설명을 잘하기 위한 첫 번째 길이라고 조언한다. 메시지를 전달할 때는 상대방이 행동으로 옮길 수 있는가, 실천할 수 있는가, 습관화할 수 있는가가 관건이라는 것이다. 그러려면 상대방의 구체적인 실천을 이끌어 낼 수 있는 ‘동작’ 표현을 구사할 수 있어야 한다고 말한다.
정보량이 넘치는 것도 문제다. 설명을 못하는 사람은 상대방을 설득하는 데 역부족일 듯싶어 설명 중에 항목을 속속 추가하며 정보량을 점점 늘리는 경향이 있다. 그러다 보면 설명도 장황해지고 방향도 잃게 마련이다. 설명을 듣는 사람은 다량의 정보를 빠짐없이 기억하려다 보니 오히려 머릿속에 남는 게 하나도 없다. 쉽게 실천으로 이어지지 않는 것도 당연하다. 저자가 ‘과잉형 인간’에서 탈피하라고 조언하는 이유다.
정보를 하나도 빠짐없이 집대성해 전달하려는 욕심도 화를 부르기는 마찬가지다. ‘망라성’에 얽매이면 정보를 수집하는 데만 열을 올린다. 정작 어디서부터 어디까지 전달해야 할지 갈팡질팡하다 수집한 정보를 나열하는 데 힘을 다 쏟고 만다. 정보를 재량껏 소화해 재량껏 전달하는 것도 미덕이다. 그러려면 불필요한 정보를 ‘버리는 용기’가 필요하다. 이처럼 정보를 판별해 ‘재구성하는’ 단계는 설명에 나서기 전에 선행해야 할 필수적인 과정이다.

3.3.3 원칙만 알면
누구나 알아듣기 쉽게 설명할 수 있다
사실 정보는 재구성하는 방법은 간단하다. 종이 한 장에 요약해 전체 정보가 ‘한눈에 보이도록 시각화’하면 된다. 이 과정에서 유사한 정보는 합쳐지고, 없어도 무관한 정보가 드러난다. 정보에 저절로 우선순위가 매겨지고 취사선택도 가능해진다. ‘대표성’과 ‘일람성’이 극대화돼 정보를 파악하기가 쉬워지는 것이다. 알고 보면 정보가 체계적으로 짜임새를 갖춰 가는 고도의 사고 정리법이지만 이처럼 간단한 ‘동작’으로도 누구나, 얼마든 실천 가능하다.
정보는 3가지로 줄이는 것이 가장 이상적이라는 게 저자의 지론이다. 이 단계를 어떻게 거치느냐에 따라 설명의 질이 달라지고 상대방의 이해도도 달라진다. 하지만 ‘3가지’의 마력은 비단 정보를 줄이는 데만 해당되는 것은 아니다. 저자가 메시지의 핵심을 일관되게 숫자 ‘3’에 두는 데는 다 이유가 있다. ‘3가지 관점’에서 정보를 정리하고, ‘3가지 틀’에 맞춰 생각을 재구성하고, ‘3가지 동작’으로 메시지를 전달하는 ‘3단계’를 거치면 누구나 알아듣기 쉬운 설명을 할 수 있다는 것이 바로 저자가 직접 그 효과를 체험한 ‘설명 잘하는 법’이기 때문이다.
한 가지 알아 두어야 할 점은 이 ‘3가지’가 정형화된 공식이 아니라는 점이다. 저자는 어느 상황에서나 통하는 절대 공식 ‘3가지’가 있다고 설파하는 것이 아니라 탄탄한 ‘설명력’을 갈고닦는 데 가장 기본이 되는(그리고 가장 보편적이면서 효과적인) ‘3가지’를 전수하고 있다. 그러면서 가장 핵심적인 이 ‘3가지’의 논리를 알면 어떤 상황에서 어떤 설명을 요구받든 이를 자유자재로 변형하며 유연하게 사고를 전개할 수 있다고 말한다. 그리고 이런 유연성을 발휘할 수 있으려면 3.3.3 원칙을 알고 꾸준히 반복 훈련하는 것이, 그리고 이 훈련을 지금 당장 시작하는 것이 가장 빠른 지름길이라고 말한다.
수많은 독자와 수강생들의 후기가 입을 모아 전하고 있듯 저자의 메시지의 가장 큰 미덕은 바로 ‘머릿속 지식으로 사장(死藏)되지 않고 당장 써먹을 수 있는’ 실천 가능한 요령을 세세하게 제시한다는 것이다.
여기 그 구체적인 요령과 비결을 낱낱이 공개한다.

[책 속으로 추가]
마지막 단계인 ‘전달한다’에서도 활용 가능한 요령은 많다. 그 중에서도 가장 유용한 방법 한 가지를 들자면 설명을 시작할 때 ‘포인트는 3가지입니다’라고 곧바로 개수를 밝히는 것이다.
가령 상사에게 업무 보고를 한다면 ‘말씀드리고 싶은 포인트는 3가지입니다, 우선 첫 번째는…’ 등으로, 기획서 프레젠테이션이라면 ‘이번 기획의 포인트는 크게 3가지입니다. 우선 첫 번째는…’ 등으로 핵심 정보의 가짓수를 밝히며 바로 본론으로 들어가는 것이다. 이렇게 설명 초반에 정보의 개수를 알려 주면 설명이 자연스럽게 이어질 뿐만 아니라, 무엇보다 설명의 ‘전체상(일람성)’을 한눈에 보여 줄 수 있다._본문 149쪽

한번은 많은 사람이 모이는 임원 보고 회의에 오랜 시간 자리를 지키면서 다양한 사람들의 보고 스타일을 관찰할 기회가 있었다. 이 자리에서 나는 보고를 명확하게 잘하는 사람과 보고에 서투른 사람의 특징을 파악할 수 있었다. 보고에 능한 사람은 ‘어떤 동작’을 열심히 해 보이는 반면, 서투른 사람을 그 동작을 게을리하고 있었던 것이다. 대체 어떤 동작이었을까? 이 역시 여러분도 익히 알고 있는, 너무 간단한 동작이라 정답을 알면 허탈할지도 모르겠다. 그것은 바로 다음 동작이다. 손가락으로 가리켜 설명한다. 짧은 시간 내에 군더더기 없이 보고하는 사람은 대부분 준비해 온 자료의 해당 내용을 적시에 가리키며 ‘이 점에 대해 설명하겠습니다’ 하고 동작을 해 보였다. 반면, 보고가 영 지지부진하고 본론이나 요점이 무엇인지 도무지 알 수 없게 설명하는 사람은 거의 예외 없이 ‘손가락 지시’를 게을리하고 있었던 것이다 _본문 170~171쪽