퍼실리테이터의 조건
탁월한 퍼실리테이터가 되는 것은 생각처럼 쉬운 일이 아니다. 여러 직무와 다양한 사고를 가진 회의 참가자들의 의견을 듣고, 정해진 시간 내에 결론을 내야 하기 때문에 퍼실리테이터에게는 회의 진행 스킬과 회의와 관련된 다양한 학습(커뮤니케이션 스킬과 대인관계 기법 등)과 경험이 필요하다.
이 책은 퍼실리테이터가 회의를 진행할 때 필요한 회의 단계별 스킬 즉, 준비부터 마무리까지 필요한 모든 스킬과 퍼실리테이터로서 갖추어야 될 문제 해결 기법 그리고 단계별 관련 사례를 실어서 쉽게 이해하고 활용할 수 있도록 정리...
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퍼실리테이터의 조건
탁월한 퍼실리테이터가 되는 것은 생각처럼 쉬운 일이 아니다. 여러 직무와 다양한 사고를 가진 회의 참가자들의 의견을 듣고, 정해진 시간 내에 결론을 내야 하기 때문에 퍼실리테이터에게는 회의 진행 스킬과 회의와 관련된 다양한 학습(커뮤니케이션 스킬과 대인관계 기법 등)과 경험이 필요하다.
이 책은 퍼실리테이터가 회의를 진행할 때 필요한 회의 단계별 스킬 즉, 준비부터 마무리까지 필요한 모든 스킬과 퍼실리테이터로서 갖추어야 될 문제 해결 기법 그리고 단계별 관련 사례를 실어서 쉽게 이해하고 활용할 수 있도록 정리해 놓았다.
GE Work-Out을 활용한 회의 잘하는 법
퍼실리테이터(회의 운영자) 양성과정을 진행할 때 교육 실습용 과제가 필요해서 임의로 참가자 그룹별로 실습과제를 선정하도록 한 적이 있었다. 조직 내에서 개선했으면 하는, 또는 가장 문제가 되고 있다고 생각하는 업무나 프로세스에 대해서 팀 내에서 논의한 후 최종 과제를 우선순위 기준에 의해서 선정하도록 했다. 그런데 결과는 놀랍게도 총 4개 그룹 중 3개 그룹에서 선정한 과제가 유사한 과제였다. 약간의 의미는 달랐지만, 조직 내 회의와 관련된 것들이었다. 즉,「회의체 효율적인 운영 방안」,「회의 시간 단축방안」,「조직내 커뮤니케이션 체제 통합 방안」등이 나왔다. 얼마나 조직내에서 회의가 문제가 되고 스트레스를 주고 있으면 75%나 되는 참가자가 해결하고 싶은 과제가 회의와 관련된 것으로 나왔을까? 그렇다면 회의의 무엇이 문제이고 이 문제를 어떻게 해결할 것인가에 대해서 교육 실습중에 과제 해결 프로세스을 통해서 도출되었던 내용을 간략하게 단계별로 정리한 것을 공유하고자 한다.
첫번째 단계에서 회의와 관련된 문제점으로 많은 내용이 나왔으나 주요 문제점을 정리해보면 다음과 같다.
< 주요 문제점 >
· 결론 없는 회의가 많다.
· TFT나 회의체를 통해서 모든 문제를 해결 하려고 한다.
· 회의준비 작업에 많은 시간이 소요된다.
· 충분한 토론보다는 일방적인 지시나 질책의 장으로 활용되고 있다.
· 회의에 대한 사전 준비가 미흡하다.
· 회의 시간이 길고 형식적으로 운영되고 있다.
· 회의 빈도 횟수가 많다.
· 회의 결과에 대한 피드백이 거의 없다.
· 결론이 나지 않는 회의가 많다.
등이 나왔다.
이중에서 회의관련 가장 문제가 되는 것을 논의하여 선정한 것이 '결론이 나지 않는 회의가 많다'였다. 많은 사람들이 바쁜 시간을 쪼개서 참석해서 나름대로 아이디어도 내고 했는데 결국에는 결론이 없거나 다음 회의에서 또 같은 주제가 논의된다는 것이다. 그러면 왜 이런 일이 발생되었을까? 원인은 무엇인가를 분석해 보았다.
< 주요 원인 >
· 회의 참가자들이 의사 결정권을 갖지 않고 참석한다.
· 회의를 위한 회의가 많다.
· 회의 주관자 및 참석자들의 사전 준비가 미흡하다.
· 진행자의 회의 진행(퍼실리테이션) Skill이 부족하다.
· 회의를 많이 하면 일을 잘하는 것처럼 보이게 하는 것이 회사의 회의 문화다.
등이 나왔다.
이중에서 '결론이 없는 회의'를 낳게 한 원인을 논의해 본 결과 주요원인으로 '회의 진행 스킬이 부족하다'가 가장 중요한 근본원인으로 나타났다. 조직마다 회의 중요성을 강조하고 앞으로도 회의는 더 많은 시간과 인력을 필요로 할 것이다. 하지만 아직도 회의를 방만하게 운영하는 기업들이 많다. 물론 일부 조직에서 '회의 없는 날 정하기', '서서하는 회의', '회의 시간대 정하기', '회의 총량제' 등 효율적인 회의방식을 찾거나 더 나가서 '화상 회의', ' 인터넷 활용 회의', ' Conference Call'도 활용하면서 회의에 대한 의식 변화가 있는 것은 사실이다. 하지만 앞서 '결론이 없는 회의'사례에서 보았듯이 아직도 부실하고 비효율적인 회의가 지나치게 많다는 것은 우리 모두의 책임이라고 볼 수 있다. 그 중에서 근본 원인으로 나온 '회의 진행 스킬이 부족하다'처럼 회의를 이끌어가는 회의 진행자 즉 퍼실리테이터(Facilitator)가 중요하다는 것이다. 회의 성공 여부는 바로 회의를 이끌어가는 진행자인 퍼실리테이터의 역량과 노력에 달려있다고 봐도 과언이 아니다.
퍼실리테이터가 회의 진행 스킬을 갖고 회의를 잘 진행하면 참석자들도 주도적으로 회의에 참석하게 되고, ?F은 시간 안에 좋은 결론을 내릴 수 있게 되며 결정된 사항도 바로 실천으로 옮길 수 있게 된다.
탁월한 퍼실리테이터가 되는 것은 생각처럼 쉬운일이 아니다. 여러 직무와 다양한 사고를 가진 회의 참가자들의 의견을 듣고, 정해진 시간내에 결론을 내야 하기 때문에 퍼실리테이터에게는 회의 진행 스킬과 회의와 관련된 다양한 학습(커뮤니케이션 스킬 과 대인관계 기법 등)과 경험이 필요하다.
본 책은 퍼실리테이터가 회의를 진행할 때 필요한 회의 단계별 스킬 즉 준비부터 마무리까지 필요한 모든 스킬과 퍼실리테이터로서 갖추어야 될 문제 해결 기법 그리고 단계별 관련 사례를 실어서 쉽게 이해하고 활용할 수 있도록 정리해 놓았다.
이책은 미리 읽어서 회의 진행 전체에 대한 이미지를 갖는 것도 좋고 단계별로 필요한 사항별로 활용해도 좋도록 구성해 놓았다. 이 책대로 회의를 진행했을 때 어느 순간 조직에서 인정받는 회의 진행 퍼실리테이터로서 주위에서 인정받게 될 것이다.
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